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Smart phone protected against e-mail spam (junk mail) concept.

Exchange Spam Filter

Sicherlich erreichen Dich täglich Spam-Mails in deinem Outlook, die keinerlei Bezug bzw. Relevanz für Dein Unternehmen haben. Der Exchange Spamfilter ist ein Sicherheitsmechanismus, der in Microsoft Exchange Server verwendet wird, um diese unerwünschten Nachrichten zu erkennen und zu blockieren. Er analysiert eingehende Nachrichten und bewertet sie anhand verschiedener Kriterien, um festzustellen, ob es sich um Junk-Mails oder um Nachrichten sicherer Absender handelt. Der Filter verwendet Algorithmen und Mustererkennungstechniken, um verdächtige E-Mails zu erkennen und sie in den Junk-E-Mail-Ordner zu verschieben oder sie sogar ganz abzulehnen. Ein effektiver Exchange-Spamfilter filtert unerwünschte und potenziell schädliche Nachrichten heraus und macht die E-Mail-Kommunikation sicherer und effizienter.

Effektiver E-Mail-Schutz: So optimierst Du Deinen Exchange Spam Filter

Im Idealfall landen die illegitimen Nachrichten dank des Filters im Junk-E-Mail-Ordner. Generell besteht allerdings die Gefahr, dass diese Funktion durch eine zu strenge Konfiguration nicht gewährleistet ist. Bei den Einstellungen des Junk-E-Mail Filters solltest Du eine gute Balance finden, sodass auch möglichst alle legitimen Nachrichten in Deinem Postfach zu finden sind. 

Aktualisiere Deine Spam-Filterdefinitionen regelmäßig

E-Mails werden mit einem Spam Confidence Level (SCL) versehen. Je höher der Wert ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass es sich bei der E-Mail um Spam handelt. Durch die Verwendung von Outlook bist Du als Administrator in der Lage, die Nachricht mit einem bestimmten Wert, zum Beispiel höher als SCL 6, direkt in den Junk-Mail-Ordner in Outlook verschieben zu lassen. Darüber hinaus wird empfohlen, dass Du als Benutzer die E-Mails im Junk-Mail-Ordner regelmäßig auf Richtigkeit prüfst. Daraus kannst du schlossfolgern, ob eine Aktualisierung der Junk-E-Mail-Optionen notwendig ist.

Konfigurieren von Filterregeln

Weise die Nachrichten zurück, welche vom Verbindungsfilter-Agenten, Empfänger-Filter-Agenten und Absender-Filter-Agenten erkannt werden. Die Identifizierung ist zuverlässig, was eine erneute Prüfung oder das Verschieben von Nachrichten in Quarantäne in der Regel nicht notwendig macht. Des Weiteren werden von Dir blockierte Absender herausgefiltert.

Implementieren von SPF, DKIM und DMARC

SPF, DKIM und DMARC sind wichtige Einstellungen, welche vor dem Start des Mailservers vorgenommen werden müssen. Das Verwenden dieser Aufzeichnungen verhindert, dass Cyberkriminelle E-Mails in Deinem Namen versenden.

Überwachung und Analysen Deines Exchange Spam Filters

Die Effektivität der Antispamfeatures muss auf Deinen aktuellen Konfigurationsebenen überwacht werden. Schau dir deswegen gelegentlich die Spam-E-Mails an. Die Überwachung von Spam kann dazu beitragen, Trends zu erkennen und die Aggressivität der Einstellungen zu erhöhen oder zu verringern. Wähle die Standardeinstellungen, um die Anzahl der falsch positiven Ergebnisse zu reduzieren. Wenn du die Menge an Spam und falsch positiven Ergebnissen überwachst, kannst du die Einstellungen basierend auf dem Typ von Spam und Spamangriffen, die in Deinem Unternehmen auftreten, anpassen. Spam-Berichte findest du in dem Microsoft 365 Security Center. Diese beinhalten eine Übersicht der letzten 90 Tage.

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FAQ – Die häufigsten Fragen 

Wie funktioniert ein Exchange Spam Filter?

Es existieren zahlreiche Stellen, an denen eine Überprüfung des Spam-Ordners durchgeführt wird. Das zentrale Mail-Relay übernimmt die erste und entscheidende Prüfung der Nachrichten, indem es sie auf Spam-Verstöße überprüft und gegebenenfalls entsprechend markiert. Diese Kennzeichnung wird lediglich im Exchange-SCL (Spam Confidence Level) umgewandelt, was es ermöglicht, E-Mails mit hohem SCL automatisch in den Ordner Junk-E-Mail verschieben zu können.

Wo ist der Exchange Spam Filter und wie aktiviere ich ihn?

Öffne OWA, also Outlook Web App, und melde Dich mit Deinen Zugangsdaten an. Anschließend gelangst Du über das Zahnrad oben rechts zu den Junk-Filter-Optionen. Von den meisten Benutzern wird die dort angezeigte Standardeinstellung so übernommen. Der Junk-E-Mail-Filter ist in Exchange auf Edge-Transport-Servern bereits automatisch aktiviert.

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